Soms efficiënt, maar vooral ook doodvermoeiend

Na corona zijn we meer hybride gaan werken. Menigeen begint de dag met een Teams-sessie met collega’s, volgt via zoom een webinar van een leverancier en vult de middag met Teams-meetings. Na de eerste enthousiaste reacties (“Heerlijk, ik krijg veel meer gedaan”), hoor je nu vaak: “Beeldbellen…? Doodvermoeiend! Waarom is online werken en beeldbellen zoveel intensiever dan face-to-face afspraken? Daar zijn verschillende verklaringen voor. Ze hebben allemaal één ding met elkaar gemeen: ze hebben te maken met hoe ons brein functioneert.

Concentreren op beeldschermformaat

Beeldbellen vereist opperste concentratie en aandacht: je tuurt de hele tijd naar een klein vakje, formaatje ansichtkaart. Online vergaderingen en webinars vragen hierdoor veel van onze aandachtspier: je levert letterlijk meer inspanning. En dan zie je ook nog jezelf steeds een beeld: een extra afleider. Want ineens word je continu geconfronteerd me hoe je eruit ziet (help: rimpels, wallen of een onderkin) en hoe je overkomt. Dus… daar mag best een chocolaatje tegenover staan.

De omgeving werkt niet mee

In een live vergadersituatie of trainingssituatie helpt de hele omgeving mee om de informatie vast te houden. Tijdens een online vergadering zit je vaak thuis. Met een beetje mazzel heb je een fijne thuiswerkplek, met een beetje pech zit je ergens in de slaapkamer, aan de eetkamertafel, in de kelder of het tuinhuis. Hoe dan ook: je omgeving heeft helemaal niets te maken met de online vergadering. Je situational awareness (omgevingsbewustzijn) en de prikkels hierin zijn veel beperkter. Het ontvangen, interpreteren en verwerken van informatie is hierdoor veel lastiger. Bovendien kijken gespreksgenoten ook nog eens letterlijk ‘langs je heen’: praat jij tegen een vakje rechts in beeld, heeft jouw gesprekspartner een hele andere schermindeling. Dat verbindt niet echt lekker.

Minder zintuigen in beweging

Wij mensen zijn sociale wezens. Iemands beweging, mimiek, kleine handgebaren… onbewust houden ze onze aandacht vast en zorgen ze ervoor dat we – dat wat wordt verteld – beter onthouden. Die signalen mis je vaak tijdens een online overleg, waarbij je je gesprekspartner als portret ziet, laat staan wanneer hij of zij een half uur een presentatie deelt. Hierdoor is het uitermate lastig om signalen goed te interpreteren… “Keek Henk nou net boos? Wat bedoelde hij precies?” Die onzekerheid zorgt voor stress in het brein. Ons sociale brein scant continu op gevaren of beloningen. Het verminderd kunnen interpreteren van non-verbale signalen ziet het brein als een bedreiging of gevaar.

Ongezellig en weinig creatief

Iedereen herkent wel de situatie waarin tien mensen in een online meeting hun microfoon aan laten staan: chaos. Een van de belangrijkste ongeschreven online vergaderetiquette is wel: microfoon uit als je niet aan het woord bent. Maar het gevolg is wel dat de drempel om iets te zeggen, groeit. De spontaniteit gaat eraf. Hierdoor zijn online meetings misschien wel efficiënt, maar vooral ook ongezellig en soms zelfs een beetje oncomfortabel. Het gevolg? Creativiteit blijft onbenut en het leerpotentieel daalt.

Pauzes in de prullenbak

We zien steeds meer mensen die van het ene overleg in het andere hoppen. Zelfs de woonwerktijd wordt al ingevuld met beeldbellen. Een productieve werkdag kan niet zonder pauzes: jij en je brein hebben af en toe rust nodig. Een momentje (al is het maar kort) om informatie te verwerken en weer op te laden zorgt voor meer focus en verbeterde productiviteit. Normaal gesproken maken die pauzes vanzelf al deel uit van je dag: als je koffie haalt (en even bijkletst met een collega), als je onderweg bent, tijdens de lunch… Juist bij online vergaderingen zijn pauzemomenten onmisbaar. Plan tussen vergaderingen bewust momenten van rust of stel voor even een koffiepauze in te lassen.